Vertama launcht Digitale Unterbringungsanweisung (DUBA): Digitale Lösung für rechtskonforme Gerichtsanträge aus dem Krankenhaus

Vertama bringt mit DUBA eine Lösung auf den Markt, die einen der rechtlich sensibelsten Prozesse im Krankenhaus vollständig digitalisiert: Anträge auf richterliche Genehmigung von Unterbringungen und freiheitsentziehenden Maßnahmen können jetzt rechtskonform über das Besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) gestellt werden – direkt aus dem Krankenhaus-Informationssystem (KIS) heraus.

Rechtssichere Digitalisierung sensibler Gerichtsverfahren

Bislang bedeuteten Anträge auf richterliche Genehmigung für Ärztinnen und Ärzte erheblichen Mehraufwand: Formulare ausdrucken, handschriftlich ausfüllen oder ergänzen, faxen oder per Post versenden, auf Rückmeldung warten. DUBA automatisiert diesen Prozess durchgängig.

Die Lösung ist direkt ins Krankenhausinformationssystem (KIS) integriert. Ärztliches Personal ruft das Antragsformular mit einem Klick auf – Patientendaten werden automatisch aus dem KIS übernommen. Nach ärztlicher Freigabe wird der Antrag elektronisch über das beBPo an das zuständige Amtsgericht übermittelt. Eingehende Gerichtsbeschlüsse landen automatisch in der digitalen Patientenakte und im Befundkorb.

Eine durchgängig digitale Infrastruktur

„DUBA zeigt, wie moderne Verwaltungsdigitalisierung funktioniert: strukturierte Daten, automatisierte Prozesse, nahtlose Integration. Wir bauen keine Parallelwelten, sondern verbinden bestehende Systeme intelligent miteinander", erklärt Andre Sturm, CEO der Vertama GmbH.

Die Lösung fügt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen ein. Keine Systemwechsel, keine parallelen Workflows – DUBA arbeitet direkt im vertrauten KIS-Umfeld.

Spürbare Entlastung für Verwaltungs- und medizinischem Personal

Viktoria Driegert war als „Projektleitung Implementierung beBPo im KRH" in allen Phasen der Projektumsetzung direkt beteiligt und fasst die Vorteile der Lösung zusammen:

„VERTAMA ist das einzige Unternehmen, das uns alle notwendigen Komponenten aus einer Hand anbieten konnte: die Anbindung des Besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo) an unser SAP‑Krankenhausinformationssystem sowie die Anwendung DUBA, die es ermöglicht, Anträge direkt aus dem System heraus zu stellen. Durch die automatische Übernahme der Patientendaten bringt DUBA bereits in der Antragserstellung eine spürbare Arbeitserleichterung für das medizinische Personal.

Mit der Einführung der Digitalen Unterbringungsanweisung (DUBA) direkt aus unserem Krankenhausinformationssystem ist es uns gelungen, einen rechtlich hochsensiblen Prozess vollständig digital, fristgerecht und nachvollziehbar abzubilden. Damit entlasten wir unsere Ärztinnen und Ärzte deutlich, weil keine zusätzlichen Programme oder parallelen Workflows mehr erforderlich sind – wertvolle Zeit, die wieder den Patientinnen und Patienten zugutekommt. Für den klinischen Alltag ist es entscheidend, dass neue gesetzliche Vorgaben nicht zu zusätzlicher Bürokratie führen. Durch die direkte Integration in unser SAP‑Krankenhausinformationssystem bleibt für die Mitarbeitenden alles in einem System – ohne Medienbrüche, ohne Umwege.

Nicht nur die Klinik profitiert: Auch die Verwaltung kommuniziert dank der Lösung von VERTAMA digital mit den Gerichten. Anstatt auf postalische Zustellungen warten zu müssen, erreichen wichtige Beschlüsse oder Ladungen uns nun unmittelbar über das beBPo. Dies beschleunigt die Bearbeitung, erhöht die Transparenz und verbessert unsere internen Abläufe deutlich. Für alle beteiligten Bereiche bedeutet die digitale Kommunikation einen klaren Gewinn und eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse."

Realisiert mit starken Partnern

Realisiert wurde die erste produktive Implementierung des Dienstes im Klinikum Region Hannover (KRH), das den Bereich der klinischen Meldungen bereits umfangreich digitalisiert hat und auch bei der Digitalen Geburtsanzeige (DIGG) zu den ersten Anwendern gehörte. Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) ist über die bewährte Infrastruktur der FP Digital Business Solutions GmbH angebunden, dem Premiumanbieter für SaaS-Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit den elektronischen Postfächern eBO und beBPo bietet FP Digital einen sicheren und gesetzeskonformen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr in Deutschland. Gemeinsam mit DUBA von VERTAMA entsteht daraus eine nahtlos integrierte Lösung, mit der gerichtliche Antragsverfahren direkt aus dem KIS heraus einfach, sicher und rechtskonform an das zuständige Amtsgericht übermittelt werden können. So wird ein besonders sensibler Prozess medienbruchfrei in die bestehende Krankenhaus-IT eingebettet.